Za dostop do predala, v katerem se nahajajo dokumenti, se mora uporabnik najprej prijaviti na varen način. Storitev omogoča več načinov prijave in preverjanja pristnosti podpisnika, ki so vezani na izbrano stopnjo zaupanja v način prijave. Pošiljatelj dokumenta glede na vsebino sam določi zahtevano stopnjo varnosti prijave in preverjanja pristnosti podpisnika oz. način avtentikacije, s katero podpisnik dokazuje identiteto pred dostopom do dokumentov v nabiralniku in pred podpisovanjem.

Možni avtentikacijski načini:

1. osnovna prijava – enofaktorska avtentikacija (1FA)

Podpisnik prejme povezavo do dokumenta v e-poštnem sporočilu. Prek svojega e-poštnega računa ima podpisnik možnost dostopa do dokumenta. Izbere povezavo, kjer se v brskalniku odpre spletna aplikacija, ki podpisniku omogoča podpis dokumenta.

2. napredna prijava – dvofaktorska avtentikacija (2FA)

Podpisnik prejme povezavo do dokumenta v e-poštnem sporočilu.  

- Če podpisnik še nima ustvarjene elektronske identitete SETCCE, začne ob izbiri povezave s hitrim in enostavnim postopkom kreiranja e-identitete. V prvem koraku mora podpisnik potrditi svojo mobilno telefonsko številko z vnosom enkratne kode (OTP), ki jo je prejel v SMS sporočilu. Sledi potrditev podatkov podpisnika, ki jih je predhodno vnesel pošiljatelj dokumenta (ime, priimek, e-pošta in mobilna številka), ter izbira načina pridobivanja enkratnega gesla za prijavo (SMS ali prek mobilne aplikacije Google authenticator). Če je pošiljatelj dokumenta zahteval višjo stopnjo zaupanja načina prijave, mora podpisnik vnesti  geslo oz. geslo in enkratno kodo (OTP). Po uspešni registraciji podpisnik dobi dostop do nabiralnika z dokumenti in možnost e-podpisovanja. 

- Če podpisnik že ima svojo elektronsko identiteto SETCCE, mora podpisnik po izbiri povezave v e-poštnem sporočilu potrditi pristnost svoje e-identitete skladno z izbrano stopnjo zaupanja, ki jo je določil pošiljatelj dokumenta. Po uspešni prijavi lahko podpisnik dostopa do nabiralnika z dokumenti in dobi možnost e-podpisovanja.

3. Prijava z lokalnim kvalificiranim digitalnim potrdilom (KDP)*

Podpisnik prejme povezavo do dokumenta v e-poštnem sporočilu. Z izbiro povezave do dokumenta se prijavi z osebnim digitalnim potrdilom, s katerim izkazuje svojo identiteto. Po uspešni prijavi lahko dostopi do nabiralnika z dokumenti in izbere možnost elektronskega podpisovanja z osebnim kvalificiranim digitalnim potrdilom. 

*Storitev BetrSign® trenutno podpira kvalificirana digitalna potrdila, ki jih izdajajo kvalificirani ponudniki storitev zaupanja:

- iz Slovenije,
- iz Hrvaške,
- iz Srbije
- navedeni na EU trusted listi,

Podpisovanje dokumentov s storitvijo BetrSign® je neodvisno od izbire tipa elektronskega podpisa uporabnika ter je enostavno, hitro in intuitivno. Glede na vsebino vaših dokumentov oziroma vrsto poslovnega procesa sami določite, kakšno obliko elektronskega podpisa zahtevate od podpisnika/-ov.

Izbirate lahko med več različnimi oblikami elektronskega podpisa: 

- Click2Sign (podpis s klikom)
- podpis z lokalnim kvalificiranim digitalnim potrdilom
- podpis z kvalificiranim potrdilom v oblaku
- zajem lastnoročnega podpisa (tablica, pametni telefon)
- zajem lastnoročnega podpisa na namenski podpisni napravi Wacom

Opisi uporabe različnih tipov e-podpisa: 

- Click2Sign

Podpisnik ima možnost podpisovanja dokumentov enostavno s klikom. Vsak podpis je potrjen s kvalificiranim digitalnim žigom ponudnika storitve BetrSign® ali s kvalificiranim digitalnim žigom pošiljatelja dokumenta*;

- podpis z lokalnim kvalificiranim digitalnim certifikatom**

podpisnik ima možnost podpisovanja dokumentov z osebnim digitalnim potrdilom, ki se nahaja na varnem nosilcu (pametni kartici ali pametnem ključku USB);

- podpis z oddaljenim kvalificiranim certifikatom*** 

podpisnik ima možnost podpisovanja dokumentov z osebnim digitalnim potrdilom, ki je shranjen v oblaku kvalificiranega ponudnika storitev zaupanja;

- zajem lastnoročnega podpisa (tablica, pametni telefon)

podpisnik ima možnost podpisovanja dokumentov z zajemom lastnoročnega podpisa na mobilni napravi (tablični računalnik ali pametni telefon). V dokument je vključena vizualizacija zajetega lastnoročnega podpisa, ki je skupaj z dokumentom dodatno zaščiten s kvalificiranim digitalnim žigom;

- zajem lastnoročnega podpisa na Wacom podpisni napravi

podpisnik ima možnost podpisovanja dokumentov z zajemom lastnoročnega podpisa na podpisni napravi proizvajalca Wacom. V dokument je vključena vizualizacija zajetega lastnoročnega podpisa, ki je skupaj z dokumentom dodatno zaščiten s kvalificiranim digitalnim žigom ponudnika storitve BetrSign® (SETCCE) ali s kvalificiranim digitalnim žigom pošiljatelja dokumenta*. Glede na zahtevo naročnika in lokalno zakonodajo storitev omogoča tudi zajem in vključevanje biometričnih podatkov lastnoročnega podpisa v podpisan dokument. Biometrični podatki so dodatno zaščiteni z močnim šifriranjem.

*OPOMBA: ponudnik storitve BetrSign® omogoča naročniku, da na varno infrastrukturo ponudnika, po vnaprej definiranem protokolu, namesti njegovo digitalno potrdilo in podpisni ključ za kvalificiran digitalni žig. Kvalificiran digitalni žig je uporabljen izključno za podpisovanje dokumentov predstavnikov naročnika in njegovih strank.

**OPOMBA: *Storitev BetrSign® trenutno podpira kvalificirana digitalna potrdila, ki jih izdajajo kvalificirani ponudniki storitev zaupanja:

- iz SLovenije,
- iz Hrvaške,
- iz Srbije
- navedeni na EU trusted listi,

V kratkem bodo podprta tudi kvalificirana digitalna potrdila, ki jih izdajajo ponudniki storitev zaupanja iz Črne Gore in Makedonije.

***OPOMBA: Storitev BetrSign® podpira podpisovanje dokumentov z osebnimi digitalnimi potrdili, ki so shranjena v oblaku kvalificiranih ponudnikov storitev zaupanja:

- OneSign (Halcom, Slovenija)
- SI-PASS (Ministrstvo za javno upravo, Slovenija)
- E-Potpis (FINA)

Vse oblike elektronskih podpisov, ki jih podpira storitev BetrSign®, so klasificirane skladno z zahtevami Evropske uredbe eIDAS kot napredne ali kvalificirane oblike elektronskih podpisov. 

Pošiljanje v podpis enega ali več dokumentov

Z enostavno metodo povleči & spusti (drag & drop) ali z izbiro dokumentov iz datotečnega sistema lahko v posamezen posel vključite enega ali največ devet dokumentov, ki jih nameravate poslati podpisnikom v e-podpis.

Pošiljanje dokumenta poljubnemu št. podpisnikov

Dokument lahko v oddaljen e-podpis pošljete poljubnemu številu podpisnikov, za vsakega posameznika lahko ločeno zahtevate drugačen nivo prijave oz. tip e-podpisa.

Privzet podpisni delotok na predlogi dokumenta

Predhodno lahko pripravite predlogo dokumenta za večkratno uporabo s točno določenim podpisnim delotokom. Tako boste hitreje in učinkoviteje dokumente pošiljali v oddaljen e-podpis za znane postopke in procese. V predlogi lahko na dokumentu shranite pozicijo, kjer je treba vključiti e-podpis, zahtevan način prijave, tip e-podpisa in podpisnike. Uporaba predlog omogoča avtomatizacijo in standardizacijo procesa priprave in pošiljanja dokumentov v e-podpisovanje.

Hramba osnutkov posla

V kolikor niste zaključili s podpisnim delotokom in poslali dokumentov podpisnikom, ostane osnutek pripravljenega posla s pripadajočimi dokumenti shranjen v nabiralniku. Z naslednjo prijavo v portal s shranjenim osnutkom nadaljujete z urejanjem dokumenta, določite podpisni delotok in podpisnike.

Shranjevanje podpisnikov

Shranjevanje podpisnikov v vaš interni imenik vam olajša in pohitri iskanje vseh podatkov, ki jih potrebujete za določanje in vključevanje podpisnikov. 

Vnos prilagojene vsebine e-poštnega sporočila

Podpisniku pošljite prilagojeno pozdravno sporočilo, s katerim ga povabite k e-podpisu dokumenta.

Samodejno obveščanje podpisnika

Ob pošiljanju dokumentov bodo vsi podpisniki in tisti, ki jih želite obvestiti o pripravljenem dokumentu, prejeli e-pošto s povezavo do dokumenta, kjer bodo podpisniki vabljeni k e-podpisu dokumenta.

Ponovno pošiljanje dokumenta v e-podpis

V kolikor se prejemnik ne odzove na poziv za oddaljen e-podpis dokumenta oz. želi prejemnik nazaj prejeti dokument, jih lahko podpisniku ponovno pošljete  v e-podpis.

Pregled statusov dokumentov

Podpisnemu delotoku poslanega dokumenta lahko sledite kadarkoli in kjerkoli. Z informacijami o aktivnostih vaših podpisnikov lahko ugotovite, koga čakate na podpis, ali je dokument zavrnjen, ali so ga vsi podpisniki že podpisali, ali  je že arhiviran. 

Zgodovina vseh podpisanih dokumentov

Dostop do seznama dokumentov za oddaljen e-podpis v izbranem obdobju (do 6 mesecev nazaj) vam omogoča celovit vpogled v zgodovino e-podpisane poslovne dokumentacije z vašimi strankami oz. partnerji.

Vključevanje blagovne znamke

Izpostavite svojo blagovno znamko v e-poštnih sporočilih v skladu z vašo celostno grafično podobo, korporativnimi barvami, logotipom in tipskim besedilom, ki ga prejmejo prejemniki – podpisniki vaših dokumentov.

Večjezičnost

StoritviBetrSign® zaupajo tako naročniki kot končni uporabniki. Je mednarodno prepoznana in zaupanja vredna storitev  z več kot 300.000 uporabniki v 15 državah. Vsi lahko v tem trenutku v različnih jezikih dostopajo do e-podpisovanja.

Podpora mobilnim napravam

Storitev BetrSign® omogoča uporabo in podpisovanje na poljubnih napravah z dostopom do interneta. S prilagojenim uporabniškim vmesnikom tudi na tabličnih računalniki in pametnih telefonih.

MS Word

Če večino dokumentov ustvarite z orodjem Microsoft Word, potem si poenostavite e-podpisovanje z vtičnikom BetrSign® za zbirko pisarniških orodij. S pisarniškim orodjem pripravljenemu dokumentu na uporabniku prijazen in enostaven način določite podpisni delotok in podpisnike ter ga posredujte v oddaljen e-podpis kar neposredno v orodju Word.

Integracijski vmesniki (API)

Pomanjkanje virov in kompleksnost integracije so pogosto izziv, ko se pojavi vprašanje, kako vključiti e-podpisovanje v naročnikove obstoječe poslovne informacijske sisteme. Vmesnik BetrSign® REST API razvijalcem omogoča enostavno integracijo.  Navodila, vzorčni primeri in vodiči pri vključevanju e-podpisa v poslovne sisteme občutno razbremenijo.

Integracija s poljubnim poslovnim informacijskim sistemom

Povežite vašo obstoječo rešitev za poslovanje (SAP, Dynamics, SharePoint…), dokumentni sistem (ECM, M-Files), sistem za upravljanje s strankami (SalesForce) ali katerikolidrugi specializirani poslovno informacijski sistem s storitvijo za oddaljen e-podpis BetrSign®. S storitvijo v oblaku BetrSign® je že povezanih več kot 100 različnih poslovnih informacijskih sistemov. 

Prijava uporabnikov na način Single-Sign on (SSO) ali s prijavnim žetonom

Poenostavite upravljanje uporabnikov s centralnim uporabniškim sistemom za prijavo ali z že obstoječim sistemom baze uporabnikov namenskega informacijskega sistema za podporo uporabnikom (ERP, DMS, CRM, uporabniški portali ali druge podporni spletni portali).

Samodejno dodajanje uporabnikov

Centralno upravljanje uporabnikov omogoča samodejno dodajanje, brisanje in deaktiviranje vaših uporabnikov. S tem si zagotovite brezskrbno uporabo storitve za vse vaše pooblaščene uporabnike storitve za oddaljen e-podpis BetrSign®.

En podpis na vse dokumente (za lastnoročno podpisovanje s podpisnimi napravami WACOM)

S pomočjo podpisne naprave Wacom ponudite stranki edinstveno uporabniško izkušnjo, tudi ko od nje zahtevate podpis na več različnih mestih znotraj enega dokumenta ali  več dokumentov hkrati. Samo z enim zajetim elektronskim podpisom bo podpis varno vključen na vsa za oddaljen e-podpis določena mesta. Storitev BetrSign® pri postopku podpisovanja z enim podpisom poskrbi za vse dodatne varnostne mehanizme proti morebitni manipulaciji podpisa ali dokumentov. 

Princip štirih oči

Vzpostavite sistem za preprečevanje prevar in omogočite podpisovanje oz. potrjevanje dokumentov po principu štirih oči, kjer morata en dokument podpisati najmanj dve odgovorni osebi.

Upravljanje z uporabniškimi skupinami

Omogočite ustvarjanje različnih skupin podpisnikov z različnimi pravicami že v postopku priprave in podpisovanja dokumentov. Zagotovite, da bodo prave osebe dostopale do in podpisovale prave (vrste) dokumentov. 

Določanje časa veljavnosti dokumenta

Z možnostjo določanja časa veljavnosti dokumenta za e-podpis, ki ga ima podpisnik na voljo,, se izognite morebitnim nadaljnjim nevšečnostim v komunikaciji s stranko in nastalemu odvečnemu delu.

Dodajanje kode QR

Če želite dokazati tudi pristnost natisnjenega izvoda elektronsko podpisanega dokumenta, je ena od elegantnejših rešitev dodajanje vizualne oznake – kode QR – na dokument. Kode QR ni mogoče ponarediti, saj je podpisana s kvalificiranim digitalnim žigom in vsebuje vse ključne podatke o poslu oziroma podpisanem dokumentu.

Video identifikacija

Za učinkovito identifikacijo in vključevanje (on-boarding) podpisnikov lahko uporabite storitev video identifikacije. Video identifikacija omogoča napredno digitalno preobrazbo vašega podjetja, zmanjšuje stroške vključevanja (digitalnih) strank oz. partnerjev in zagotavlja edinstveno uporabniško izkušnjo. Postopek video identifikacije je enostaven in hiter, podpisnik pa potrebuje zgolj osebni dokument in mobilno napravo ali računalnik s kamero. Po uspešno opravljenem postopku video identifikacije lahko podpisnik v istem koraku e-podpiše dokument.

Enterprise SLA

Pri svetovanju, implementaciji, odzivnosti in podpori uporabe storitve BetrSign® so vam na voljo visokokakovostni pogoji. Z vsako stranko dogovorimo specifične pogoje implementacije in uporabe storitve na način, ki najbolj odgovarja zahtevam e-podpisovanja.

Enterprise podpora uporabnikom

Ker je pri velikih poslovnih sistemih ključ do uspešne uporabe e-podpisovanja neprekinjena in strokovno brezhibna podpora uporabnikov, vam in vašim uporabnikom ponujamo (mednarodno) kakovostno podporo in hitro odzivnost, ki zagotavljata enostavno uporabo in visoko zadovoljstvo. 

Prilagojen cenik

Z vami raziskujemo poti za doseganje vaših poslovnih izzivov ob uporabi naših naprednih storitev ter razumevanje obsega in kompleksnosti vašega poslovanja. Pri iskanju najboljših rešitev za prehod na digitalno poslovanje v specifičnih poslovnih okoljih smo vedno na voljo za implementacijo ustreznega poslovnega modela, ki najbolj odgovarja vašim poslovnim potrebam.

Podpisovanje s kvalificiranim elektronskim časovnim žigom naročnika

Omogočamo, da na varno infrastrukturo (HSM) storitve BetrSign® po vnaprej definiranem protokolu namestimo vaš kvalificiran digitalni žig podjetja, s katerim lahko skladno s pooblastili, podpisujejo vsi zaposleni in vaše stranke. 

Zakonsko skladna elektronska hramba

V kolikor morate dolgoročno in zakonsko skladno hraniti svoje dokumente, a za to  nimate ustrezne informacijske podpore, lahko vse e-podpisane dokumente odložite v akreditirano storitev za dolgoročno hrambo. Avtentičnost in celovitost hranjene dokumentacije zagotavljamo z varnostnimi mehanizmi in časovnim žigosanjem elektronsko hranjene dokumentacije. Vloženi dokumenti so avtomatsko razporejeni po v vnaprej dogovorjeni klasifikaciji, skladno z vašim poslovanjem.

Poljubna distribucija 

Podpisani dokumenti so lahko za nadaljnjo obdelavo nemudoma na voljo v vaših zalednih poslovnih informacijskih sistemih. Storitev BetrSign® lahko podpisane dokumente posreduje prek varnega protokola SFTP v vnaprej določeno odlagališče ali jih posredujete na vnaprej določene e-poštne naslove.